Регламент-инструкция «Сдача-приёмка и закрытие проекта»

Фаза 6 – Завершение строительно-монтажных работ, документальное и финансовое закрытие Версия 2.1

Версия: 2.1 Дата: 03.08.2026 Кураторы: Директор + Заместитель директора по операционному управлению

📥 Вход в Фазу 6:

Все акты сдачи-приёмки участков (из Фазы 5) подписаны.
КС-2 по всем этапам подписаны Заказчиком.
Акты гидравлических испытаний (если проводились) подписаны.
Давальческие материалы возвращены Заказчику (остатки оформлены актом).
Все ордера и разрешительные документы закрыты (подтверждено справками).
Финансовое закрытие этапов (Фаза 5, Шаг 16) выполнено.

На этом этапе все строительные работы завершены, объект готов к финальной передаче Заказчику.

0. Участники процесса

👔 Заказчик

Приёмка и утверждение

Приёмка исполнительной документации
Подписание допсоглашения (при наличии доп. работ)
Подписание КС-2 (при наличии доп. работ)
Подписание КС-11 (акт приёмки объекта)
Закрытие финансовых обязательств
Утверждение гарантийного паспорта

📄 ПТО

Документация и передача

Сборка и оформление сводной ИД
Получение справок (ТУ, земли, ИД)
Передача ИД Заказчику
Оформление допсоглашения и КС-2 (при наличии доп. работ)
Подготовка и подписание КС-11
Оформление гарантийного паспорта
Архивация проекта

💰 Финансы

Финансовое закрытие

Контроль возврата давальческих материалов (выполнено в Фазе 5)
Закрытие финансовых обязательств (финальный расчёт с Заказчиком)
Контроль поступлений по КС-2, КС-3
Закрытие бюджета проекта

🏗️ СМУ

Строительное производство

Участие в подготовке ИД (журналы, схемы)
Содействие в получении справок (ТУ, земли)
Участие в передаче объекта

🔬 Строительный контроль заказчика (СК)

Независимый контроль

Проверка исполнительной документации
Участие в подписании КС-11

📋 Заместитель директора по ОУ

Куратор фазы

Контроль прохождения всех этапов фазы
Эскалация спорных вопросов
Информирование Директора о завершении проекта

📌 Примечание

Фаза 6 выполняется однократно для всего проекта (или крупного этапа).
Все участники, задействованные в Фазе 5, должны завершить свои операции до старта Фазы 6.
Гарантийный период начинается с даты подписания КС-11, если иное не предусмотрено договором.

Календарь шагов

Шаг	Что делать	Кто	Срок	Результат
1	Сформировать сводную исполнительную документацию	ПТО + СМУ	2–3 дн.	Полный комплект ИД
2	Получить справки (ТУ, земли, ИД)	ПТО + СМУ	1–2 дн.	Пакет справок
3	Передать ИД Заказчику	ПТО + Заказчик	1 дн.	Акт приёма-передачи ИД
4	Проверить наличие дополнительных работ	ПТО + Заказчик	1 дн.	Решение (да/нет)
5	Оформить допсоглашение и сдать КС-2 (если есть доп. работы)	ПТО + Заказчик	2–3 дн.	Подписанное допсоглашение, КС-2
6	Подписать акт приёмки объекта (КС-11)	ПТО + Заказчик + СК заказчика	1–2 дн.	Подписанный КС-11
7	Закрыть финансовые обязательства	Финансы + Заказчик	2–3 дн.	Окончательный расчёт, акт сверки
8	Запустить гарантийный период и передать объект в эксплуатацию	ПТО + Заказчик	1–2 дн.	Гарантийный паспорт, акт передачи
9	Провести итоговый анализ проекта	Финансы + все блоки	2 дн.	Протокол итогового совещания

📌 Примечание по срокам: Указанные сроки являются ориентировочными. Фактическая длительность зависит от скорости согласований с Заказчиком и наличия всех документов.

Шаг 1. Сформировать сводную исполнительную документацию

1 Кто: ПТО (основной), СМУ (предоставление первичных материалов) Срок: 2–3 рабочих дня

📥 Вход: Исполнительная документация по всем участкам (из Фазы 5).

ПТО запрашивает у СМУ все недостающие журналы работ, схемы, акты освидетельствования скрытых работ, протоколы испытаний.
СМУ предоставляет оригиналы всех первичных документов, подписанных ответственными лицами.
ПТО формирует сводный реестр исполнительной документации по объекту, проверяет комплектность и соответствие нормативно-технической документации.
При обнаружении некомплекта — ПТО направляет запрос в СМУ на досылку. Срок устранения — 1 день.

📌 Эскалация: если СМУ не предоставляет недостающие документы в течение 2 рабочих дней → информировать Зам. по ОУ. Решение должно быть принято в течение 1 рабочего дня.

✅ Критерий готовности шага 1:

Сводный реестр ИД сформирован и подписан начальником ПТО.
Все позиции реестра подтверждены оригиналами документов.

Шаг 2. Получить необходимые справки

2 Кто: ПТО + СМУ (совместно) Срок: 1–2 рабочих дня

📥 Вход: Комплект ИД, акты рекультивации, закрытые ордера (из Фазы 5).

Получить справку о выполнении технических условий (ТУ) — СМУ взаимодействует с эксплуатирующей организацией (или заказчиком), ПТО готовит подтверждающие документы.
Получить акт сдачи-приёмки земель (рекультивация) — СМУ предоставляет акты комиссии с участием собственника земли, ПТО проверяет наличие всех подписей.
Получить справку об отсутствии задолженностей по исполнительной документации — ПТО формирует внутреннюю служебную записку, которую визирует начальник ПТО и руководитель СМУ.

Если какая-либо справка не может быть получена (например, не подписан акт рекультивации) → эскалация Зам. по ОУ. Решение должно быть принято в течение 1 рабочего дня. Фаза 6 приостанавливается до получения документа.

✅ Критерий готовности шага 2:

На руках три справки: о выполнении ТУ, акт сдачи-приёмки земель, справка об отсутствии задолженностей по ИД.

Шаг 3. Передать исполнительную документацию Заказчику

3 Кто: ПТО (передающая сторона), Заказчик (принимающая сторона) Срок: 1 рабочий день

📥 Вход: Сводный реестр ИД + оригиналы документов + справки (из Шагов 1 и 2).

ПТО формирует акт приёма-передачи исполнительной документации в двух экземплярах по формам, утверждённым договором и учётной политикой.
Представитель Заказчика (или уполномоченный СК) проверяет комплектность по реестру и соответствие требованиям договора.
При отсутствии замечаний — обе стороны подписывают акт приёма-передачи. Один экземпляр остаётся у Заказчика, второй — в ПТО.
При наличии замечаний — Заказчик оформляет перечень недостающих документов, ПТО устраняет замечания в срок до 2 рабочих дней и повторно передаёт.

📌 Эскалация: если Заказчик затягивает приёмку более 3 рабочих дней без объективных причин → ПТО уведомляет Зам. по ОУ. Руководство проводит переговоры с Заказчиком в течение 2 рабочих дней.

✅ Критерий готовности шага 3:

Подписанный обеими сторонами акт приёма-передачи ИД.

Шаг 4. Проверить наличие дополнительных работ

4 Кто: ПТО + Заказчик Срок: 1 рабочий день

📥 Вход: Подписанный акт приёма-передачи ИД + все КС-2, подписанные в Фазе 5.

📌 Определение дополнительных работ:
Работы, не предусмотренные утверждённой сметой и дефектной ведомостью основного договора, но согласованные техническими решениями в процессе производства (в том числе незапланированные ремонты, замена материалов и т.п.).

ПТО и Заказчик сопоставляют фактически выполненные объёмы (по ИД и КС-2) с первоначальной договорной сметой и дефектной ведомостью.
Если все работы укладываются в основную смету — дополнительных работ нет. Переход к Шагу 6.
Если выявлены объёмы, не предусмотренные основной сметой, но согласованные техническими решениями в процессе ремонта — фиксируются как дополнительные работы. Переход к Шагу 5.

Если дополнительные работы есть → выполнить Шаг 5.
Если дополнительных работ нет → сразу перейти к Шагу 6.

Шаг 5. Оформить дополнительное соглашение и сдать КС-2 по дополнительным работам

5 Кто: ПТО + Заказчик Срок: 2–3 рабочих дня

📥 Вход: Зафиксированный перечень дополнительных работ (из Шага 4).

ПТО готовит проект дополнительного соглашения к договору с указанием объёмов и стоимости дополнительных работ по форме, утверждённой договором.
Заказчик рассматривает и подписывает дополнительное соглашение (или предоставляет мотивированный отказ).
После подписания допсоглашения ПТО формирует акт КС-2 на дополнительные работы и согласовывает его с Заказчиком.
Подписанный КС-2 включается в общий реестр закрытых актов.

Если Заказчик отказывается подписывать допсоглашение → эскалация Зам. по ОУ для переговоров. Решение должно быть принято в течение 2 рабочих дней. Без допсоглашения КС-11 не подписывается.

✅ Критерий готовности шага 5:

Дополнительное соглашение подписано обеими сторонами.
КС-2 на дополнительные работы подписан Заказчиком.

Шаг 6. Подписать акт приёмки законченного строительством объекта (КС-11)

6 Кто: ПТО + Заказчик + Строительный контроль заказчика Срок: 1–2 рабочих дня

📥 Вход: Подписанный акт приёма-передачи ИД, все закрытые КС-2 (включая доп. работы), справки.

ПТО готовит проект КС-11 (акт приёмки законченного строительством объекта) по установленной форме и направляет его Заказчику и СК заказчика на согласование.
Строительный контроль заказчика проверяет комплектность документации и соответствие выполненных работ проекту.
При отсутствии замечаний — КС-11 подписывается Заказчиком, СК заказчика и ПТО. Это официальная дата завершения работ.
При наличии замечаний — они фиксируются в протоколе разногласий, устраняются, после чего КС-11 подписывается.

📌 Эскалация: если Заказчик уклоняется от подписания КС-11 более 5 рабочих дней → ПТО информирует Зам. по ОУ. Решение о возможности подписания акта в одностороннем порядке принимается Директором в течение 2 рабочих дней (в соответствии с условиями договора).

✅ Критерий готовности шага 6:

КС-11 подписан всеми сторонами (либо оформлен в одностороннем порядке с соблюдением процедуры).
Дата подписания зафиксирована.

Шаг 7. Закрыть финансовые обязательства

7 Кто: Финансы + Заказчик Срок: 2–3 рабочих дня

📥 Вход: Подписанный КС-11, все КС-2, КС-3, счета-фактуры.

Финансы формируют итоговый акт сверки взаиморасчётов по договору (по форме, утверждённой учётной политикой) и направляют Заказчику.
Заказчик проверяет и подписывает акт сверки (или предоставляет мотивированные возражения).
Производится окончательный расчёт (если имеется задолженность).
Оформление гарантийного удержания — если предусмотрено договором, сумма удержания фиксируется как отдельный обеспечительный платёж и учитывается в акте сверки. Срок возврата удержания определяется условиями договора.
Финансы закрывают бюджет проекта в учётной системе, архивируют финансовые документы.

Если выявлены расхождения >5% по сумме → Финансы инициируют дополнительную сверку с Заказчиком. При недостижении согласия — эскалация Зам. по ОУ. Решение должно быть принято в течение 2 рабочих дней.

✅ Критерий готовности шага 7:

Акт сверки подписан.
Все финансовые обязательства по договору исполнены (либо зафиксирована сумма гарантийного удержания с указанием срока возврата).

Шаг 8. Запустить гарантийный период и передать объект в эксплуатацию

8 Кто: ПТО + Заказчик Срок: 1–2 рабочих дня

📥 Вход: Подписанный КС-11, акт сверки.

ПТО оформляет гарантийный паспорт на объект (если предусмотрен договором) с указанием сроков гарантии и перечня работ по форме, утверждённой договором.
Заказчик утверждает гарантийный паспорт.
Передача объекта эксплуатирующей организации — если приёмка велась не непосредственно в эксплуатацию, оформляется отдельный акт передачи между Заказчиком и эксплуатирующей организацией (при участии ПТО и СМУ). В акте фиксируются дата передачи и техническое состояние объекта.
С даты подписания КС-11 (или иной даты, оговорённой в договоре) начинается гарантийный период. Подрядчик обязан устранять выявленные дефекты в рамках гарантийных обязательств.

✅ Критерий готовности шага 8:

Гарантийный паспорт подписан.
Акт передачи объекта в эксплуатацию оформлен (если требуется).
Дата начала гарантийного периода зафиксирована.

Шаг 9. Провести итоговый анализ проекта

9 Кто: Финансы + все блоки (ПТО, СМУ, СКК, Зам. по ОУ) Срок: 2 рабочих дня после финансового закрытия

📥 Вход: Данные о плановых и фактических показателях проекта (сроки, бюджет, качество).

Финансы предоставляют отчёт о фактических затратах и выручке в сравнении с бюджетом.
ПТО предоставляет сводку по соблюдению сроков и объёмов.
СКК предоставляет статистику замечаний (количество критических/некритических, среднее время устранения).
Проводится итоговое совещание под председательством Зам. по ОУ, на котором обсуждаются извлечённые уроки (lessons learned) и предложения по улучшению для будущих проектов.
Оформляется протокол итогового анализа, который передаётся Директору и в архив.

✅ Критерий готовности шага 9:

Протокол итогового анализа подписан Зам. по ОУ.
Материалы переданы для использования в планировании будущих проектов (Фаза 1).