← На главную

Регламент-инструкция «Снабжение и логистика»

Фаза 4 – Ежемесячный цикл снабжения, логистики и контроля затрат (версия 2.5)
Версия: 2.5 Дата: 28.07.2026 Куратор фазы: Заместитель директора по закупкам и контролю затрат
📥 Вход в Фазу 4: Утверждённый Сводный план на месяц (из Фазы 3).
Передаётся: график производства работ на месяц, бюджет и лимиты, план потребности в ресурсах (персонал, техника, материалы), финансовая модель на месяц.

0. Участники процесса и их роли

📦 ОМТС
Формирование плана закупок на месяц.
Поиск поставщиков, запрос цен, заключение договоров.
Входной контроль качества материалов.
Участие в план-факт анализе (отчёт по фактическим поставкам).
🚚 Логистика и склад
Доставка материалов и техники на объекты по графику (обе ветки).
Складирование и учёт (приход, расход, остатки).
Приёмка на объекте (совместно с производителем работ).
Мониторинг остатков и участие в план-факт анализе.
🔧 ОГМ
Формирование плана обеспечения техникой на месяц.
Аренда и подготовка техники.
Техническое обслуживание и ремонт.
Обеспечение ГСМ, участие в план-факт анализе.
🏕️ АХО
Формирование плана хозобеспечения на месяц (бытовки, вода, питание, канцелярия).
Аренда жилья для персонала.
Обеспечение бытовых условий на объектах.
Участие в план-факт анализе.
💰 Финансы
Контроль лимитов закупок по утверждённому бюджету (ветка МТР Подрядчика).
Планирование денежного потока под поставки (ветка МТР Подрядчика).
Формирование платёжного календаря.
Согласование оплат по договорам.
Проведение план-факт анализа по бюджету и корректировка лимитов.
📋 Заместитель директора по закупкам и контролю затрат
Куратор фазы.
Сборка Сводного плана снабжения из планов ОМТС, ОГМ, АХО.
Организация процесса закупок (контроль сроков).
Принятие решения о направлении МТР на склад или объект совместно с руководителем СМУ.
Сводная проверка готовности ресурсов (сверка плана и факта по обеим веткам).
Участие в план-факт анализе, корректировка следующего месяца.
📌 Примечание
  • Процесс Фазы 4 повторяется ежемесячно на протяжении всего проекта.
  • По завершении месяца проводится план-факт анализ для корректировки следующего цикла.

Календарь шагов (привязка к рабочим дням месяца)

ШагОтветственныйСрок (раб. дни месяца)Контрольная точка
1. Формирование планов снабженияОМТС, ОГМ, АХО → сводка у Зам. по затратам1–2До 2-го числа планы переданы в Финансы
2. Согласование бюджета (контроль лимитов)Финансы2–3До 3-го числа лимиты подтверждены или отклонения согласованы
3. Закупка и согласование договоровОМТС3–10Договоры заключены, поставки запущены
4. Планирование оплат (текущая задолженность)ФинансыПараллельно с шагом 3Платёжный календарь сформирован
5. Логистика и доставкаЛогистикаПо графику поставокМатериалы доставлены на объекты
6. Складирование и учётСкладПо факту поступленияПриход оформлен, остатки актуализированы
7. Сводная проверка готовности ресурсовЗам. по затратам + ОМТС+ОГМ+АХО25–26Протокол готовности подписан
8. План-факт анализ и корректировкаФинансы + все блокиПоследние 2 дня месяцаТаблица подписана, корректировки внесены
📦 Ветка МТР Подрядчика — проходят шаги 2, 3, 4 (бюджет, закупка, оплата).
📦 Ветка МТР Заказчика — пропускают шаги 2, 3, 4, сразу переходят к шагу 5 (логистика).
Шаги 5–8 — общие для обеих веток.

Шаг 1. Формирование планов снабжения на месяц

1.1 Ответственные: ОМТС, ОГМ, АХО → сводка у Зам. директора по закупкам и контролю затрат Срок: 1–2 рабочие дни месяца
🔹 ОМТС (материалы и оборудование):
  • На основе Сводного плана (график производства + потребность в материалах) формирует план закупок на месяц.
  • Указывает номенклатуру, объёмы, ориентировочные сроки поставки.
  • Передаёт план Зам. директора по закупкам и контролю затрат для сводки.
🔹 ОГМ (техника и ГСМ):
  • На основе Сводного плана формирует план обеспечения техникой (аренда, подготовка, обслуживание) и план ГСМ на месяц.
  • Передаёт план Зам. директора по закупкам и контролю затрат.
🔹 АХО (хозобеспечение и быт):
  • На основе Сводного плана формирует план хозобеспечения (бытовки, вода, питание, канцелярия, аренда жилья) на месяц.
  • Передаёт план Зам. директора по закупкам и контролю затрат.
🔹 Заместитель директора по закупкам и контролю затрат (сводка):
  • Собирает планы от ОМТС, ОГМ, АХО в единый Сводный план снабжения на месяц (Excel / CRM).
  • Проверяет непротиворечивость: нет ли дублирования, все потребности покрыты.
  • Направляет сводный план в Финансы для контроля лимитов (Шаг 2).
📊 Структура Сводного плана снабжения (Excel):
Лист 1: Материалы (ОМТС) — номенклатура, ед. изм., кол-во, срок поставки, ориентировочная цена, поставщик (если известен), тип поставки (Подрядчик / Заказчик).
Лист 2: Техника и ГСМ (ОГМ) — тип техники, кол-во, часы работы, стоимость аренды, ГСМ (объём, цена).
Лист 3: Хозобеспечение (АХО) — бытовки, питание, проживание, канцелярия, оргтехника.
Лист 4: Сводка затрат — итоговые суммы по каждому блоку + общая потребность в финансировании на месяц.
Если какой-то блок не предоставил план в срок → Зам. по затратам направляет напоминание, копия — куратору блока.
Если Зам. по затратам выявляет дублирование или пробел → запрашивает уточнение у соответствующего блока (срок — 4 часа).
✅ Критерии готовности шага 1:
  • Сводный план снабжения сформирован и проверен на непротиворечивость.
  • План направлен в Финансы (зафиксировано в CRM).
✅ Результат: Сводный план снабжения передан в Финансы для контроля лимитов.

Шаг 2. Согласование бюджета (контроль лимитов) — ветка МТР Подрядчика

2.1 Ответственный: Финансы Срок: 2–3 рабочие дни месяца
📌 Ветка МТР Подрядчика — полный цикл: бюджет → закупка → оплата.
  • Финансы получают Сводный план снабжения от Зам. по затратам.
  • Сравнивают плановые затраты на снабжение с утверждёнными лимитами из Сводного плана проекта (Фаза 2/3).
  • Если плановые затраты НЕ превышают лимиты → финансы подтверждают бюджет (виза в CRM).
  • Если плановые затраты ПРЕВЫШАЮТ лимиты → запускается процедура согласования:
    • Финансы фиксируют факт превышения и направляют уведомление Зам. по затратам и Директору.
    • Зам. по затратам в течение 1 дня готовит обоснование превышения (изменение цен, увеличение объёмов, форс-мажор).
    • Проводится совещание с Директором (до 30 минут), где принимается решение:
      • Сокращение части затрат (замена материала, оптимизация).
      • Перераспределение лимитов между статьями.
      • Утверждение превышения (только при крайней необходимости, с фиксацией в протоколе).
    • Решение фиксируется протоколом, прикладывается к Сводному плану снабжения.
  • После согласования (или при отсутствии превышения) финансы передают подтверждённый Сводный план снабжения обратно Зам. по затратам для запуска закупок.
❌ Ошибка: Начать закупки без подтверждения бюджета → риск превышения, остановка работ.
✅ Решение: Жёсткое правило: закупки запускаются только после визы финансов.
✅ Критерии готовности шага 2:
  • Сводный план снабжения проверен на соответствие лимитам.
  • При превышении — проведено согласование, протокол приложен.
  • План передан Зам. по затратам с пометкой «Бюджет подтверждён».
✅ Результат: Бюджет на снабжение подтверждён, планы переданы в ОМТС для запуска закупок.

Шаг 3. Закупка и согласование договоров — ветка МТР Подрядчика

3.1 Ответственный: ОМТС (координатор) + юрист Срок: 3–10 рабочие дни месяца (в зависимости от сложности)
📌 Ветка МТР Подрядчика — полный цикл: бюджет → закупка → оплата.
  • ОМТС на основе подтверждённого Сводного плана снабжения запускает процесс закупки:
    • Запрос цен – направляет коммерческие запросы поставщикам (не менее 3-х по каждой позиции).
    • Сравнительный анализ – выбирает оптимального поставщика по цене, срокам, качеству.
    • Согласование – проект договора направляется юристу на проверку (срок — 1 день).
    • Подписание – договор подписывается уполномоченным лицом (в соответствии с доверенностью).
  • В случае, если сумма договора превышает полномочия ОМТС — договор выносится на утверждение Директора.
  • После подписания договор регистрируется в CRM, копия сохраняется в папке проекта.
  • ОМТС передаёт информацию о заключённых договорах в Финансы для планирования оплат (Шаг 4).
Если поставщик не может обеспечить нужный срок → ОМТС ищет альтернативу, согласовывает с Зам. по затратам.
Если цена выше плановой → фиксируется отклонение, согласовывается с руководством (по аналогии с Шагом 2).
📌 Эскалация при задержке подписания договора:
  • Юрист не проверил за 1 день — ОМТС направляет повторный запрос с копией руководителя юротдела.
  • Договор не подписан более 3 дней — эскалация Директору.
✅ Критерии готовности шага 3:
  • Все договоры на поставку материалов, техники, хозобеспечения заключены.
  • Договоры зарегистрированы в CRM.
  • Информация передана в Финансы.
✅ Результат: Договоры заключены, поставки запущены.

Шаг 4. Своевременное планирование оплаты (текущая задолженность) — ветка МТР Подрядчика

4.1 Ответственный: Финансы Параллельно с Шагом 3, по мере заключения договоров
📌 Ветка МТР Подрядчика — полный цикл: бюджет → закупка → оплата.
  • Финансы на основе заключённых договоров и Сводного плана снабжения формируют платёжный календарь на месяц.
  • Учитывают:
    • График поставок – даты, когда поступят материалы/услуги.
    • Условия оплаты – предоплата, постоплата, отсрочка.
    • Наличие денежных средств – прогноз поступлений и остатков.
  • Формируют план платежей (PDF/Excel) и согласовывают с Зам. по затратам и Директором (при крупных суммах).
  • После согласования платёжный календарь становится основанием для проведения оплат.
Если возникает кассовый разрыв → финансы инициируют пересмотр графика платежей или запрос дополнительного финансирования у руководства.
✅ Критерии готовности шага 4:
  • Платёжный календарь на месяц сформирован.
  • Календарь согласован с Зам. по затратам (и при необходимости — с Директором).
  • Все ответственные проинформированы о датах оплат.
✅ Результат: Платёжный календарь утверждён, оплаты запланированы.

Шаг 5. Логистика и доставка — общий для обеих веток

5.1 Ответственный: Логистика (транспортный отдел) По графику поставок (в течение месяца)
📦 Ветка МТР Подрядчика — поступают после Шага 4 (оплата).
📦 Ветка МТР Заказчика — поступают сразу после Шага 1 (без закупок и финансов).
Обе ветки сходятся в общий блок логистики.
  • Логистика получает информацию о готовности материалов к отгрузке:
    • от ОМТС — по МТР Подрядчика;
    • от Заказчика — по МТР Заказчика (по согласованию с Заказчиком).
  • Организует доставку на объекты с учётом:
    • Графика производства работ (приоритетность доставки).
    • Региональной специфики (сезонность, дорожные условия).
    • Транспортных средств (собственные или арендованные).
  • Контролирует сроки доставки, фиксирует отклонения.
  • При задержках уведомляет СМУ и Зам. по затратам, предлагает альтернативные маршруты или виды транспорта.
Если задержка доставки угрожает срыву графика работ → эскалация Директору, поиск аварийного варианта доставки.
✅ Критерии готовности шага 5:
  • Материалы и техника доставлены на объекты в соответствии с графиком.
  • Отклонения зафиксированы и согласованы.
✅ Результат: Материалы доставлены, техника готова к работе.

Шаг 6. Складирование и учёт (развилка: Склад / Объект) — общий для обеих веток

6.1 Ответственный: Склад (в составе логистики) + производитель работ По факту поступления материалов
🔀 Развилка: Решение «Склад» или «Объект» принимает Зам. директора по закупкам и контролю затрат совместно с руководителем СМУ на этапе Шага 1 (планирования) на основе:
  • наличия свободных складских площадей;
  • готовности объекта к приёму материалов;
  • срочности поставки;
  • экономической целесообразности.
📦 ВАРИАНТ: СКЛАД
  • Приёмка – проверка количества и качества (с участием ОМТС, при необходимости).
  • При выявлении дефектов или недопоставки — составление акта расхождений, уведомление поставщика.
  • Учёт – внесение данных о приходе в складскую систему (CRM / 1С).
  • Хранение – размещение материалов на складе с учётом сроков годности, условий хранения.
  • Отпуск – передача МТР подрядчикам (по накладным) с отметкой в системе.
  • Мониторинг остатков – ежедневное обновление, предупреждение о снижении запасов ниже порогового уровня.
🏗️ ВАРИАНТ: ОБЪЕКТ
  • Доставка на объект – прямая доставка материалов на строительную площадку.
  • Приёмка на объекте – проводится производителем работ совместно с представителем Заказчика (при необходимости).
  • Оформление документов (акт приёмки) на объекте.
  • Передача в работу – материалы сразу направляются в производство.
  • Информация о приходе передаётся в офис для учёта (складская система).
Если обнаружена недостача или брак → акт рекламации, замена поставщиком.
✅ Критерии готовности шага 6:
  • Все поступления оформлены документально (приходные ордера или акты на объекте).
  • Остатки актуализированы в системе.
  • Материалы переданы в работу или размещены на складе.
✅ Результат: Материалы приняты, учтены, готовы к использованию.

Шаг 7. Сводная проверка готовности ресурсов — общий для обеих веток

7.1 Ответственный: Зам. директора по закупкам и контролю затрат + ОМТС+ОГМ+АХО Срок: 25–26 рабочие дни месяца
  • Зам. по затратам собирает данные от ОМТС, ОГМ, АХО о фактическом состоянии ресурсов по обеим веткам:
    • ОМТС: материалы — поставлено/не поставлено, брак/замена (по МТР Подрядчика и МТР Заказчика).
    • ОГМ: техника — готова/не готова, ГСМ в наличии.
    • АХО: хозобеспечение — обеспечено/не обеспечено.
  • Сравнивает факт с планом (Сводный план снабжения).
  • Определяет наличие или отсутствие отклонений.
  • Если все ресурсы готовы — подписывает Акт готовности ресурсов и передаёт его в Фазу 5.
  • Если есть отклонения (нехватка материалов, техники) — созывает оперативное совещание с участниками, вырабатывает решение:
    • Ускоренная доставка.
    • Замена поставщика.
    • Пересмотр графика работ (перенос этапов).
    • Эскалация Директору.
  • Решение фиксируется протоколом, при необходимости корректируется Сводный план снабжения.
📋 Акт готовности ресурсов (шаблон):
АКТ ГОТОВНОСТИ РЕСУРСОВ ПО ПРОЕКТУ [Название] ЗА [МЕСЯЦ, ГОД]

Материалы Подрядчика (ОМТС): [все поставлены / частично / не поставлены]
Материалы Заказчика: [все поставлены / частично / не поставлены]
Техника и ГСМ (ОГМ): [готова / частично / не готова]
Хозобеспечение (АХО): [обеспечено / частично / не обеспечено]

Решение: [ресурсы готовы к передаче в Фазу 5 / требуются корректировки]

Подписи: Зам. по затратам ___________ ОМТС ___________ ОГМ ___________ АХО ___________
✅ Критерии готовности шага 7:
  • Акт готовности ресурсов подписан.
  • При отклонениях — протокол совещания и план корректировки.
✅ Результат: Готовность к Фазе 5 (при полном обеспечении) или план корректировки.

Шаг 8. План-факт анализ и корректировка следующего месяца — общий

8.1 Ответственный: Финансы + все блоки Срок: последние 2 рабочие дни месяца
🔄 Ежемесячный цикл: По завершении месяца проводится план-факт анализ и корректировка планов на следующий месяц.
  • Финансы собирают фактические данные по всем блокам:
    • ОМТС: фактические поставки (объёмы, сроки, цены) по обеим веткам.
    • Логистика: фактические затраты на доставку.
    • ОГМ: фактические затраты на технику и ГСМ.
    • АХО: фактические затраты на хозобеспечение.
  • Сравнивают факт с планом (Сводный план снабжения).
  • Выявляют отклонения и их причины.
  • Заполняют сводную таблицу план-факт анализа (см. пример заполнения ниже).
  • На основе анализа корректируют планы на следующий месяц:
    • Пересматривают лимиты.
    • Изменяют поставщиков, логистические маршруты.
    • Вносят изменения в Сводный план снабжения.
  • Передают скорректированные данные в Зам. по затратам для запуска следующего цикла Фазы 4 (возврат к Шагу 1).
Если отклонения превышают 10% → разработать план корректирующих действий и согласовать с Директором.
📊 Таблица план-факт анализа (шаблон с примером заполнения)

ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗ ПО СНАБЖЕНИЮ ЗА ИЮЛЬ 2026 ГОДА (пример заполнения)

Показатель План Факт Отклонение Причина Корректировка
МТР Подрядчика (поставка)
(тыс. руб.)		 5 200 5 600 +400 (+7,7%) Рост цен на металл (поставщик повысил цены на 8%) Пересмотреть поставщика на август, зафиксировать цену в договоре
МТР Заказчика (поставка)
(% выполнения графика)		 100% 80% -20% Задержка передачи арматуры на 5 дней (по вине Заказчика) Скорректировать график работ, перенести этап на август
Техника и ГСМ (ОГМ)
(тыс. руб.)		 1 800 1 750 -50 (-2,8%) Экономия топлива за счёт оптимизации маршрутов Закрепить новые маршруты на август
Хозобеспечение (АХО)
(тыс. руб.)		 1 200 1 350 +150 (+12,5%) Увеличение численности рабочих на 10% (по требованию Заказчика) Увеличить лимит АХО на август на 15%
Логистика (затраты)
(тыс. руб.)		 900 980 +80 (+8,9%) Рост цен на ГСМ (на 10%) и дополнительные рейсы из-за задержки МТР Заказчика Заключить долгосрочный договор с поставщиком топлива, скорректировать логистику
ИТОГО затраты
(тыс. руб.)		 11 100 11 680 +580 (+5,2%) Суммарное влияние ценовых и объёмных факторов Пересмотреть лимиты на август, усилить контроль цен

Выводы и корректировки на август: Пересмотреть поставщиков металла, увеличить резерв на логистику, согласовать с Заказчиком график передачи МТР.

Подписи: Финансы ___________ Зам. по затратам ___________ ОМТС ___________ ОГМ ___________ АХО ___________

✅ Критерии готовности шага 8:
  • Таблица план-факт анализа заполнена и подписана ответственными.
  • Корректировки внесены в планы на следующий месяц.
  • Данные переданы для следующего цикла Фазы 4.
✅ Результат: Планы на следующий месяц скорректированы, цикл повторяется.

Процедура эскалации при отклонениях в снабжении

1. Срыв поставки материала (любая ветка)
  • Мера: ОМТС уведомляет Зам. по затратам в день срыва. Зам. по затратам инициирует поиск альтернативного поставщика (1 день). При невозможности — эскалация Директору.
2. Превышение бюджета более чем на 10% (ветка Подрядчика)
  • Мера: Финансы фиксируют отклонение, созывают совещание с Зам. по затратам и СМУ. Решение: сокращение затрат или пересмотр графика. При недостижении согласия — эскалация Директору.
3. Некачественные материалы (любая ветка)
  • Мера: ОМТС составляет акт рекламации, требует замены за счёт поставщика. Если поставщик не реагирует — смена поставщика, эскалация Зам. по затратам.
4. Задержка согласования договора юристом (ветка Подрядчика)
  • Мера: ОМТС направляет повторный запрос с копией руководителя юротдела. При повторной задержке — эскалация Директору.
5. Кассовый разрыв (нехватка средств на оплату) — ветка Подрядчика
  • Мера: Финансы корректируют платёжный календарь, переносят менее критичные платежи. При невозможности — запрос дополнительного финансирования у руководства.
6. Задержка поставки МТР Заказчика
  • Мера: Логистика уведомляет Зам. по затратам и производителя работ. Зам. по затратам связывается с Заказчиком для уточнения сроков. При систематических задержках — фиксация в протоколе и эскалация на уровень Заказчика через Директора.

Управление рисками на этапе снабжения и логистики

Риск 1: Срыв сроков поставки материалов (любая ветка)
  • Мера: Иметь не менее 2-х альтернативных поставщиков по ключевым позициям, закладывать резерв времени (2–3 дня) в график.
Риск 2: Резкий рост цен на материалы (ветка Подрядчика)
  • Мера: Заключать долгосрочные договоры с фиксацией цены, использовать инструменты хеджирования.
Риск 3: Логистические проблемы (погода, дороги)
  • Мера: Учитывать сезонность, иметь резервные маршруты, заключать договоры с несколькими перевозчиками.
Риск 4: Поставка некачественных материалов
  • Мера: Входной контроль силами ОМТС (на складе) или производителем работ (на объекте), требование сертификатов, испытаний.
Риск 5: Нехватка складских площадей
  • Мера: Планировать поставки JIT (точно в срок), арендовать дополнительные склады при пиковых нагрузках.
Риск 6: Задержка передачи МТР Заказчика
  • Мера: На этапе планирования (Шаг 1) согласовывать график передачи с Заказчиком, иметь резервный план (альтернативные источники).

Стандарт хранения документов Фазы 4

📁 Корневая папка проекта (дополнение к Фазам 2 и 3):

\\Server\Проекты\[Номер_проекта]_[Краткое_название]\04_Снабжение_и_логистика

📂 Структура:

  • 01_Планы_снабжения – сводные планы снабжения по месяцам.
  • 02_Договоры – все договоры на поставку, аренду, логистику.
  • 03_Платёжные_календари – платёжные календари по месяцам.
  • 04_Логистика – транспортные накладные, маршрутные листы.
  • 05_Складской_учёт – приходные ордера, акты приёмки, ведомости остатков (склад и объект).
  • 06_Акты_готовности – акты готовности ресурсов.
  • 07_План-факт_анализ – заполненные таблицы план-факт анализа по месяцам.
  • 08_Переписка_с_поставщиками – коммерческие предложения, письма, рекламации.
  • 09_МТР_Заказчика – документы по передаче МТР от Заказчика (акты, накладные).

📝 Формат имён файлов:

[Тип]_[Номер проекта]_[ГГГГ-ММ]_Версия[XX]

Пример: Сводный_план_снабжения_12345_2026-07_Версия01.xlsx

Приложение 1. Шаблоны ключевых документов

📊 Сводный план снабжения (Excel-структура)

Лист 1. Материалы (ОМТС)

№ Наименование Ед. Кол-во Срок поставки Цена (руб.) Поставщик Тип поставки
1 Труба D=219 м 100 10.07 1500 ООО «Металл» Подрядчик
2 Арматура кг 500 12.07 — Заказчик Заказчик
3 Электроды кг 200 15.07 200 ООО «Сварка» Подрядчик

Лист 2. Техника и ГСМ (ОГМ)

№ Тип техники Кол-во Часы Стоимость аренды ГСМ (л)
1 Экскаватор 2 160 2000/час 500
2 Бульдозер 1 80 2500/час 300

Лист 3. Хозобеспечение (АХО)

№ Услуга Кол-во Цена
1 Бытовки (аренда) 5 30000/мес
2 Питание (чел/день) 20 500

📄 Акт готовности ресурсов

АКТ ГОТОВНОСТИ РЕСУРСОВ ПО ПРОЕКТУ [Название] ЗА [МЕСЯЦ, ГОД]

Материалы Подрядчика (ОМТС): [все поставлены / частично / не поставлены]

Материалы Заказчика: [все поставлены / частично / не поставлены]

Техника и ГСМ (ОГМ): [готова / частично / не готова]

Хозобеспечение (АХО): [обеспечено / частично / не обеспечено]

Решение: [ресурсы готовы к передаче в Фазу 5 / требуются корректировки]

Подписи: Зам. по затратам ___________ ОМТС ___________ ОГМ ___________ АХО ___________

Регламент является внутренним документом и обязателен к исполнению.
Версия 2.5 – уточнён состав участников принятия решения «Склад или Объект»: Зам. по затратам совместно с руководителем СМУ (без отдельного участия логистики).
Дата вступления в силу: 28.07.2026.