Регламент-инструкция – Фаза 3 (Запуск проекта

0. Участники процесса и их роли

📄 ПТО

Актуализация допусков и разрешительной документации на месяц (Шаг 1).

🏗️ СМУ

Актуализация списков персонала на месяц, оформление нарядов-допусков на виды работ, организация допуска персонала на объект (Шаг 2). Трудозатратная калькуляция на месяц (Шаг 3).

🎓 Учебный центр

Допуск персонала: проверка квалификации и сроков удостоверений, организация медосмотров, оформление пропусков, проведение инструктажей (Шаг 2).

📦 Центр затрат (ОМТС+ОГМ+АХО)

Ценообразование на месяц: применение цен и тарифов, формирование стоимостной модели (Шаг 4).

💰 Финансы

Бюджетирование на месяц (Шаг 5). Проведение план-факт анализа (Шаг 7).

📄 Заместитель директора по ОУ

Формирование Сводного плана на месяц (Шаг 6) и передача на утверждение Директору.

📌 Примечание

Процесс Фазы 3 повторяется ежемесячно на протяжении всего проекта.
По завершении месяца проводится план-факт анализ (Шаг 7) для корректировки следующего месяца.

Календарь шагов (привязка к рабочим дням месяца)

Шаг	Ответственный	Срок (рабочие дни месяца)	Контрольная точка
1. Актуализация допусков и разрешений	ПТО	1–3	До 3-го числа проверены сроки всех разрешений
2. Организация допуска персонала на объект	СМУ + УЦ	1–3 (параллельно)	До 3-го числа персонал допущен, наряды-допуски оформлены
3. Трудозатратная калькуляция	СМУ	3–5	До 5-го числа модель передана в Центр затрат
4. Ценообразование	Центр затрат	5–7	До 7-го числа стоимостная модель передана в Финансы
5. Бюджетирование	Финансы	7–8	До 8-го числа бюджет передан Зам. по ОУ
6. Формирование Сводного плана	Зам. по ОУ	8–9	До 9-го числа Сводный план утверждён
7. План-факт анализ	Финансы + все блоки	Последние 2 дня месяца	Протокол подписан, корректировки внесены

Шаг 1. Актуализация допусков и разрешительной документации на месяц

1.1 Ответственный: ПТО Срок: 1–3 рабочие дни месяца

👉 Действия:

Проверить сроки действия акта-допуска и всех разрешительных документов (СРО, лицензии, сертификаты), полученных в Фазе 2.
При необходимости инициировать процедуру продления разрешений не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока.
Оформить внутренние разрешения (приказы, допуски на объект) на текущий месяц.
Зарегистрировать все актуализированные документы в CRM / общей папке проекта.
Уведомить куратора Фазы 3 (Заместителя директора по ОУ) о готовности.

Если срок действия какого-либо разрешения истекает в течение месяца → инициировать процедуру продления не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения.

❌ Ошибка: Начать работы без действующего разрешения → штрафы, остановка работ.
✅ Решение: Ежемесячно проверять сроки всех разрешений и вносить их в календарь напоминаний.

✅ Критерии готовности шага 1:

Проверены сроки действия всех разрешительных документов.
При необходимости запущена процедура продления.
Внутренние разрешения на месяц оформлены и зарегистрированы.
Уведомление куратору отправлено.

✅ Результат: Разрешительная документация актуализирована, внутренние разрешения на месяц оформлены.

Шаг 2. Организация допуска персонала на объект

2.1 Ответственные: СМУ + Учебный центр Срок: 1–3 рабочие дни месяца (параллельно с шагом 1)

🔹 СМУ:

Актуализировать список персонала на текущий месяц (добавить новых сотрудников, исключить уволенных).
Передать актуализированный список в Учебный центр для проверки квалификации и оформления допусков.
Оформить наряды-допуски на виды работ повышенной опасности (огневые, высотные, газоопасные и другие, требующие наряда-допуска) на текущий месяц.

🔹 Учебный центр:

Проверить квалификацию персонала (наличие удостоверений, сроки действия, аттестации).
Организовать медосмотры (периодические, в рамках допуска на месяц).
Оформить пропуска на объекты Заказчика.
Провести инструктажи (в рамках допуска) совместно со специалистом по ОТ при необходимости.

⚡ Параллельно: Шаги 1 и 2 выполняются одновременно. Допуски и разрешения должны быть получены до начала производства работ.

Если у сотрудника нет действующего удостоверения или он не прошёл медосмотр → заменить сотрудника или направить на обучение/медосмотр вне очереди.

✅ Критерии готовности шага 2:

Весь персонал имеет действующие удостоверения и допуски.
Проведены все инструктажи (зафиксированы в журналах).
Оформлены пропуска на объекты.
Оформлены наряды-допуски на опасные виды работ месяца.

✅ Результат: Персонал готов к выполнению работ, все допуски, инструктажи и наряды-допуски оформлены.

Шаг 3. Трудозатратная калькуляция на месяц (натуральные единицы)

3.1 Ответственный: СМУ Срок: 3–5 рабочие дни месяца

На основе утверждённого графика производства работ (из Фазы 2) и актуализированных данных определить объёмы работ на месяц.
Рассчитать потребность в ресурсах в натуральных единицах:
- Персонал – количество и квалификация по видам работ.
- Техника – типы машин, количество, часы работы.
- Материалы – номенклатура и объёмы.
Использовать утверждённую методику и нормативы (внутренний реестр, отраслевые стандарты).
Сформировать файл Excel с трудозатратной моделью на месяц.
Передать модель в Центр затрат для ценообразования.

Если данных для расчёта недостаточно → запросить уточнение у Зам. по ОУ.

✅ Критерии готовности шага 3:

Трудозатратная модель на месяц сформирована и проверена.
Модель передана в Центр затрат.
Все нормативы имеют ссылки на источники.

✅ Результат: Трудозатратная модель на месяц готова для ценообразования.

Шаг 4. Ценообразование на месяц (рубли)

4.1 Ответственный: Центр затрат (ОМТС+ОГМ+АХО) Срок: 5–7 рабочие дни месяца

Получить трудозатратную модель от СМУ.
Применить действующие цены и тарифы к каждой позиции:
- ОМТС: цены на материалы и оборудование.
- ОГМ: стоимость аренды и эксплуатации техники.
- АХО: стоимость хозобеспечения (бытовки, питание, жильё).
Сформировать стоимостную модель (рубли) на месяц.
Передать модель в Финансы.

Если цены изменились с момента предыдущего расчёта → использовать актуальные данные.

✅ Критерии готовности шага 4:

Стоимостная модель на месяц сформирована.
Все цены проверены на актуальность.
Модель передана в Финансы.

✅ Результат: Стоимостная модель на месяц передана в Финансы.

Шаг 5. Бюджетирование на месяц

5.1 Ответственный: Финансы Срок: 7–8 рабочие дни месяца

Получить стоимостную модель от Центра затрат.
Сформировать бюджет на месяц и лимиты затрат по блокам (ПТО, СМУ, Центр затрат).
Планировать денежный поток (БДДС) на месяц с привязкой к графикам работ.
Передать бюджетные материалы (бюджет, лимиты, БДДС) Зам. по ОУ для формирования Сводного плана.

Если лимиты превышают утверждённый бюджет → скорректировать трудозатраты или цены, согласовать с кураторами.

✅ Критерии готовности шага 5:

Бюджет на месяц сформирован и проверен на арифметические ошибки.
Лимиты по блокам рассчитаны и предварительно согласованы.
Все файлы сохранены в папке 05_Бюджетирование.
Бюджетные материалы переданы Зам. по ОУ.

✅ Результат: Бюджет на месяц сформирован и передан Зам. по ОУ.

Шаг 6. Формирование Сводного плана на месяц и утверждение

6.1 Ответственный: Зам. директора по ОУ (формирование) → Директор (утверждение) Срок: 8–9 рабочие дни месяца

Зам. директора по ОУ собирает в единый пакет Сводный план на месяц, который включает:
- График производства работ на месяц (из Фазы 2, актуализированный).
- Бюджет, лимиты (из Шага 5).
- План потребности в ресурсах (персонал, техника, материалы).
- Финансовую модель на месяц (из Шага 5).
Передаёт Сводный план на утверждение Директору.
Директор утверждает Сводный план на месяц (виза в CRM или на бумажном носителе).
Утверждённый план регистрируется в CRM как официальный документ для передачи в Фазу 4.

Если у Директора есть замечания → возврат на доработку с комментариями, срок доработки – не более 1 дня.

✅ Критерии готовности шага 6:

Сводный план на месяц сформирован и передан на утверждение Директору.
Сводный план утверждён Директором (подпись или виза в CRM).
План зарегистрирован в CRM как официальный документ для Фазы 4.

✅ Результат: Утверждённый Сводный план на месяц, готовый к передаче в Фазу 4 (снабжение и логистика).

Шаг 7. План-факт анализ и корректировка

7.1 Ответственный: Финансы + все блоки Срок: последние 2 рабочие дни месяца

🔄 Ежемесячный цикл: По завершении месяца проводится план-факт анализ и корректировка планов на следующий месяц.

Собрать фактические данные по выполненным объёмам, затратам, срокам.
Сравнить факт с планом (по бюджету, ресурсам, графикам).
Выявить отклонения и их причины.
Скорректировать планы на следующий месяц (ресурсы, бюджет, сроки).
Зафиксировать результаты анализа в протоколе и CRM.
Передать скорректированные данные для запуска следующего цикла Фазы 3.

Если отклонения превышают 10% → разработать план корректирующих действий и согласовать с кураторами.

✅ Критерии готовности шага 7:

Протокол план-факт анализа подписан ответственными.
Корректировки внесены в планы на следующий месяц.
Данные переданы для следующего цикла Фазы 3.

✅ Результат: Планы на следующий месяц скорректированы, цикл повторяется.

Процедура эскалации при отклонениях >10%

1. Обнаружение отклонения – любой участник фиксирует отклонение >10% по бюджету, срокам или ресурсам.

2. Уведомление – в течение 1 рабочего дня ответственный за шаг уведомляет своего руководителя и куратора Фазы 3.

3. Анализ причин – куратор созывает оперативное совещание с участием финансов, ПТО, СМУ и Центра затрат.

4. Разработка корректирующих действий – в течение 2 рабочих дней разрабатывается план мер.

5. Согласование – план утверждается Директором.

6. Реализация и контроль – меры внедряются, контроль исполнения – еженедельно.

7. Документирование – все решения и протоколы сохраняются в папке 07_План-факт_анализ.

Управление рисками на этапе запуска проекта

Риск 1: Затягивание актуализации допусков и разрешений

Мера: Начинать проверку сроков за 5 рабочих дней до начала месяца, иметь резервный план.

Риск 2: Ошибки в трудозатратной калькуляции

Мера: Двойная проверка (СМУ + Зам. по ОУ), использование актуальных нормативов.

Риск 3: Изменение цен на материалы/услуги в течение месяца

Мера: Заключать договоры с фиксацией цены, закладывать резерв в бюджет.

Риск 4: Отсутствие персонала нужной квалификации

Мера: Заранее согласовывать с Учебным центром график обучения и медосмотров.

Стандарт хранения документов Фазы 3

📁 Корневая папка проекта (дополнение к Фазе 2):

\\Server\Проекты\[Номер_проекта]_[Краткое_название]\03_Запуск_проекта

📂 Структура:

01_Допуски_и_разрешения – актуализированные разрешительные документы, наряды-допуски.
02_Допуск_персонала – актуализированные списки персонала, удостоверения, инструктажи.
03_Трудозатраты – ежемесячные трудозатратные модели.
04_Ценообразование – стоимостные модели на месяц.
05_Бюджетирование – бюджеты, лимиты на месяц.
06_Сводные_планы – утверждённые Сводные планы на месяц.
07_План-факт_анализ – протоколы анализа и корректировки.
08_Субподрядчики – документы по субподрядным организациям.

📝 Формат имён файлов:

[Тип]_[Номер проекта]_[ГГГГ-ММ]_Версия[XX]

Пример: Трудозатраты_12345_2026-07_Версия01.xlsx

Приложение 1. Шаблоны ключевых документов

📑 Акт передачи ППР/РП (при наличии изменений)

АКТ ПРИЁМА-ПЕРЕДАЧИ № ____

ПТО передал, а СМУ принял: ППР на месяц _______, версия _______.

Дополнительно: Рабочий проект (отметка о версии, если передаётся) _______.

Подписи: ПТО ___________ / СМУ ___________

📊 Протокол план-факт анализа

ПРОТОКОЛ ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗА ЗА [МЕСЯЦ, ГОД]

Показатель	План	Факт	Отклонение	Причина
Объём работ
Затраты (руб.)

Подписи: Финансы ___________ ПТО ___________ СМУ ___________

✅ Чек-лист готовности месяца

ЧЕК-ЛИСТ (заполняется утром 3-го числа)

Блок	Вопрос	Статус
ПТО	Все разрешения проверены, сроки актуальны?	☐
СМУ	Списки персонала актуализированы?	☐
СМУ	Наряды-допуски на месяц оформлены?	☐
УЦ	Персонал допущен на объект?	☐

Регламент-инструкция «Запуск проекта»