← На главную

Регламент-инструкция «Планирование проекта»

Фаза 2 – Регламентация процесса (версия 6.3)
Версия: 6.3 Дата: 24.07.2026 Куратор: Заместитель директора по операционному управлению
📥 Вход в Фазу 2: Победа в тендере (из Фазы 1). Из Фазы 1 передаются: контактные данные заказчика, протокол тендерного комитета, сводный анализ по тендеру, тендерный бюджет.

0. Участники процесса и их роли

📄 Заместитель директора по операционному управлению
Получает контракт и Рабочий проект от заказчика, проверяет комплектность, регистрирует документы.
Разрабатывает ППР (технологические карты, схемы стройплощадки) и согласовывает с заказчиком.
Передаёт ППР в СМУ для организации работ.
Формирует пакет разрешительных документов компании (СРО, лицензии, сертификаты) и запрашивает разрешительную документацию от Заказчика.
Организует процесс получения акта-допуска.
Формирует Сводный план и передаёт на согласование Директору (Шаг 6).
🏗️ СМУ
Разрабатывает детальный график производства работ на весь период контракта с привязкой к локализации объекта (регион / территория).
Определяет потребности в МТР, технике и людских ресурсах.
Выполняет трудозатратную калькуляцию (натуральные единицы: персонал, техника, материалы) на основе графика.
Передаёт модель в Центр затрат.
📁 Делопроизводитель + Отдел кадров
Формирует список персонала с паспортными данными, должностями, удостоверениями.
Направляет список Заказчику для проверки (служба безопасности).
📦 Центр затрат (ОМТС+ОГМ+АХО)
Получает трудозатратную модель от СМУ.
Применяет цены и тарифы (материалы, техника, хозобеспечение).
Формирует актуальную стоимостную модель (рубли) на основе текущих цен.
Сравнивает итоговую стоимость портфеля (сводной стоимостной модели) с тендерным бюджетом (Фаза 1). При отклонении >10% — инициирует совещание с СМУ и Зам. по ОУ, фиксация решения протоколом.
Передаёт модель в Финансы.
Координируется Заместителем директора по закупкам и контролю затрат.
💰 Финансы
Получает стоимостную модель от Центра затрат.
Сравнивает итоговую стоимость проекта с тендерным бюджетом (Фаза 1). При отклонении >5% — инициирует совещание с Зам. по ОУ и Центром затрат, вырабатывает решение.
Формирует бюджет и лимиты затрат по блокам (Шаг 5).
Передаёт бюджетные материалы Зам. по ОУ для формирования Сводного плана.

Шаг 1. Получение контракта и Рабочего проекта

Шаг 1 Получение контракта и РП Ответственный: Заместитель директора по операционному управлению В день получения от Заказчика (буфер +1 день на регистрацию)

👉 Действия:

  • Получить контракт и Рабочий проект от Заказчика.
  • Зарегистрировать входящие документы в системе (CRM / папка проекта) в течение 1 рабочего дня.
  • Проверить комплектность:
    • Наличие всех разделов Рабочего проекта (пояснительная записка, чертежи, спецификации).
    • Соответствие контракту и ТЗ (объёмы, сроки, требования).
    • Наличие всех подписей и печатей.
  • При выявлении несоответствий — зафиксировать в CRM и оперативно решать по мере поступления.
Если документы неполные или не соответствуют ТЗ → направить официальный запрос Заказчику на доработку, зафиксировать в CRM.
✅ Критерии готовности шага 1:
  • Контракт и Рабочий проект зарегистрированы в CRM с присвоенным номером.
  • При отсутствии замечаний – документы переданы в работу.
  • При наличии замечаний – отправлен запрос Заказчику, зафиксирован в CRM.
✅ Результат: Контракт и Рабочий проект зарегистрированы, проверены и готовы к передаче в работу.

Шаг 2. Разработка ППР, графика производства работ и подготовка пакета документов для получения акта-допуска (параллельно)

Шаг 2 ППР, график и получение акта-допуска Ответственные: Зам. по ОУ / ПТО (ППР + разрешительная документация), Руководитель СМУ (график), Делопроизводитель + Кадры (списки персонала) 3–5 рабочих дней (параллельно) + буфер 1 день на стыковку
⚡ Параллельные процессы:
  • Разработка ППР + работа с разрешительной документацией (Зам. по ОУ / ПТО): разработка ППР, формирование пакета разрешительных документов компании (СРО, лицензии, сертификаты), запрос разрешительной документации от Заказчика.
  • Разработка графика производства работ (СМУ) на основе контрактного графика Заказчика с привязкой к локализации объекта (регион / территория).
  • Подготовка списков персонала (Делопроизводитель + Отдел кадров): формирование списка персонала с паспортными данными, должностями, удостоверениями и направление его Заказчику для проверки.

👉 Действия по ролям:

🔹 Заместитель директора по ОУ / ПТО (ППР + разрешительная документация):
  • Изучить Рабочий проект и выделить все виды работ, подлежащие выполнению.
  • Разработать структуру ППР, включив в неё следующие обязательные разделы:
    • Технологические карты – пошаговое описание выполнения каждого вида работ (по утверждённым шаблонам), с указанием состава работ, материалов, инструментов, нормативов времени, требований к качеству.
    • Схемы организации строительной площадки – размещение техники, проезды, зоны складирования материалов, временные здания и сооружения.
  • Сформировать пакет разрешительных документов компании (свидетельство о членстве в СРО, лицензии, сертификаты).
  • Запросить разрешительную документацию от Заказчика (ордера, согласования).
  • После внутреннего согласования направить ППР на утверждение Заказчику.
  • Зафиксировать все замечания Заказчика и внести корректировки в ППР (срок – не более 2 дней). Если Заказчик затягивает согласование — зафиксировать факт задержки в CRM.
  • Утверждённый ППР сохранить в папке проекта (CRM / общая папка).
🔹 Руководитель СМУ (график производства работ):
  • На основе контрактного графика Заказчика разработать детальный график производства работ на весь период действия контракта с разбивкой по дням, сменам, бригадам, единицам техники с привязкой к локализации объекта (регион / территория).
  • Определить потребности в МТР, технике и людских ресурсах с учётом сезонных факторов.
  • Сформировать детальный график (Excel / специализированное ПО) и передать его Зам. по ОУ для проверки и согласования с Директором.
🔹 Делопроизводитель + Отдел кадров (подготовка списков персонала):
  • Сформировать список персонала с паспортными данными, должностями, удостоверениями.
  • Направить список Заказчику для проверки службой безопасности.
✅ Критерии готовности шага 2:
  • ППР утверждён Заказчиком.
  • Детальный график производства работ согласован и утверждён Директором.
  • Акт-допуск получен от Заказчика и зарегистрирован в CRM/папке проекта (по итогам параллельных процессов).
  • Все замечания устранены, финальные версии документов сохранены в папке проекта.
✅ Результат: Утверждённый ППР, согласованный график производства работ и акт-допуск.

Шаг 3. Трудозатратная калькуляция (натуральные единицы)

Шаг 3 Трудозатраты (натуральные единицы) Ответственный: Руководитель СМУ 2–3 рабочих дня (буфер +1 день на согласование с Зам. по ОУ)

👉 Действия:

  • Рассчитать потребность в ресурсах в натуральных единицах с привязкой к локализации объекта (регион / территория) (на основе утверждённого графика производства):
    • Персонал – количество и квалификация по этапам.
    • Техника – типы и количество машин.
    • Материалы – номенклатура и объёмы.
  • Использовать следующие источники данных:
    • Внутренняя методика расчета нормативов – документ (будет разработан как отдельное приложение), утверждённый руководством, содержит нормы времени на основные виды работ. Используется как базовый источник.
    • Отраслевые стандарты Заказчика – применяются для уточнения расчётов по требованию Заказчика.
    • Опыт предыдущих проектов – фактические данные по аналогичным объектам (берутся из CRM или архива проектов). Используются для корректировки нормативов под реальные условия.
  • Сформировать файл (Excel) с трудозатратной моделью — структурированную таблицу, где по каждому этапу работ указаны объёмы, потребность в персонале, технике и материалах в натуральных единицах с привязкой к локализации объекта (регион / территория).
  • Передать трудозатратную модель в Зам. по ОУ и Центр затрат для ценообразования.
Если руководитель СМУ столкнулся с нехваткой данных для точного расчёта → запрашивает уточнение у Зам. по ОУ.
📌 Обратная связь от Центра затрат:
  • Если Центр затрат выявляет неполноту или несоответствие в трудозатратной модели, он возвращает модель в СМУ на доработку.
  • Срок доработки — не более 1 дня.
  • Решение фиксируется в CRM или протоколе совещания.
✅ Критерии готовности шага 3:
  • Трудозатратная модель в натуральных единицах разработана с привязкой к локализации объекта (регион / территория), проверена Зам. по ОУ.
  • Модель передана в Центр затрат (зафиксировано в CRM).
  • Все использованные нормативы имеют ссылки на источники.
✅ Результат: Файл трудозатратной модели передан в Зам. по ОУ и Центр затрат.

Шаг 4. Ценообразование (рубли)

Шаг 4 Ценообразование (рубли) Ответственный: Центр затрат под координацией Зам. директора по закупкам и контролю затрат 2–3 рабочих дня (буфер +1 день на согласование расхождений)

👉 Действия:

  • Получить трудозатратную модель от СМУ (натуральные единицы).
  • Применить действующие цены и тарифы к каждой позиции:
    • ОМТС: цены на материалы и оборудование (запрашиваются у поставщиков, проверяются по внутреннему реестру цен).
    • ОГМ: стоимость аренды и эксплуатации техники (по внутренним тарифам или рыночным ценам).
    • АХО: стоимость хозобеспечения (бытовки, питание, жильё — по утверждённым нормативам).
  • Сформировать актуальную стоимостную модель (рубли) на основе текущих цен — единый файл (Excel), где трудозатраты переведены в денежное выражение.
  • 📌 Порядок действий при отклонении итоговой стоимости портфеля от тендерного бюджета
    • Центр затрат сравнивает итоговую стоимость портфеля (сводной стоимостной модели) с тендерным бюджетом (из Фазы 1). При выявлении отклонения более чем на 10% запускается следующий алгоритм:
    • 1. Фиксация факта – специалист Центра затрат отмечает отклонение в рабочем файле.
    • 2. Уведомление – Заместитель директора по закупкам и контролю затрат информирует руководителя СМУ и Заместителя директора по ОУ о выявленном отклонении с указанием предполагаемой причины.
    • 3. Анализ – на оперативном совещании (до 30 минут) участники:
      • устанавливают причину отклонения (изменение рыночных цен, уточнение номенклатуры, корректировка технологии, ошибка в тендере);
      • оценивают влияние отклонения на общий бюджет проекта.
    • 4. Принятие решения – участники совещания выбирают один из вариантов:
      • замена материала на аналог (с сохранением проектных характеристик);
      • изменение технологии выполнения работ;
      • пересмотр норматива расхода ресурса;
    • 5. Фиксация решения – принятое решение оформляется протоколом совещания, который прикладывается к итоговой стоимостной модели.
    • Если согласие не достигнуто – вопрос эскалируется Директору для окончательного решения (срок – 1 день).
  • Передать итоговую стоимостную модель в Финансы.
Если цены изменились (новые поставщики, курсы валют) → использовать актуальные данные на дату расчёта.
✅ Критерии готовности шага 4:
  • Актуальная стоимостная модель сформирована на основе текущих цен.
  • Проведено сравнение итоговой стоимости портфеля с тендерным бюджетом. При отклонении >10% — согласование проведено, протокол приложен.
  • Модель передана в Финансы с пометкой о дате передачи.
✅ Результат: Актуальная стоимостная модель (рубли) передана в Финансы.

Шаг 5. Бюджетирование

Шаг 5 Бюджетирование Ответственный: Финансы 2–3 рабочих дня

👉 Действия:

  • Получить стоимостную модель от Центра затрат.
  • Сравнить итоговую стоимость проекта с тендерным бюджетом (из Фазы 1). При отклонении >5% — инициировать совещание с Зам. по ОУ и Центром затрат для выяснения причин и выработки решения.
  • Сформировать бюджет проекта с разбивкой по статьям затрат (материалы, техника, ФОТ, хозрасходы, накладные).
  • Установить лимиты для каждого блока (Зам. по ОУ, СМУ, Центр затрат) на основе утверждённого бюджета.
  • Планировать денежный поток (БДДС) – раскладывать затраты по месяцам согласно графику производства.
  • Рассчитать финансовую модель:
    • Плановая выручка (по контракту).
    • Плановая себестоимость (сумма всех затрат).
    • Маржинальность и рентабельность проекта.
  • Подготовить пакет бюджета для передачи Зам. по ОУ для формирования Сводного плана.
Если бюджет превышает тендерный >5% → провести совещание с участием Зам. по ОУ и Центра затрат. Принять решение: пересмотр технологии, замена материалов или эскалация Директору.
✅ Критерии готовности шага 5:
  • Бюджет сформирован и проверен на арифметические ошибки.
  • Лимиты по блокам рассчитаны и предварительно согласованы с руководителями блоков.
  • Финансовая модель показывает плановую маржинальность.
  • Все файлы сохранены в папке 05_Бюджетирование.
  • Пакет бюджета передан Зам. по ОУ.
✅ Результат: Сформирован бюджет, лимиты и финансовая модель. Пакет передан Зам. по ОУ для формирования Сводного плана.

Шаг 6. Формирование Сводного плана и утверждение директором

Шаг 6 Формирование Сводного плана и утверждение Ответственный: Зам. директора по ОУ (формирование) → Директор (утверждение) 1–2 рабочих дня на формирование + 1 день на согласование

👉 Действия:

  • Зам. директора по ОУ собирает в единый пакет Сводный план, который включает:
    • График производства работ (из Шага 2).
    • Бюджет, лимиты (из Шага 5).
    • План потребности в ресурсах (персонал, техника, материалы).
    • Финансовую модель (из Шага 5).
    • Сравнение с тендерным бюджетом (отклонения и обоснования).
  • Передаёт Сводный план на согласование Директору.
  • Директор рассматривает Сводный план на соответствие бюджету, срокам и ресурсам.
  • При выявлении замечаний Директор возвращает Сводный план Зам. по ОУ с комментариями. Зам. по ОУ организует доработку:
    • Точечные замечания (арифметика, пропуски, опечатки) — привлекает соответствующего ответственного (Финансы, СМУ, Центр затрат) для оперативной правки.
    • Системные замечания (превышение бюджета, несоответствие маржинальности, конфликт сроков) — созывает совещание КФК (до 30 минут) для выработки решений.
  • Срок доработки — не более 1 рабочего дня. В случае системных замечаний, требующих пересчёта бюджета или изменения технологии, срок может быть продлён по согласованию с Директором, но не более чем на 2 рабочих дня.
  • После устранения замечаний Сводный план повторно направляется Директору.
  • При отсутствии замечаний Директор утверждает Сводный план (виза в CRM или на бумажном носителе).
  • Утверждённый план регистрируется в CRM как официальный документ для запуска Фазы 3.
📌 Важно: Утверждённый Сводный план является официальным документом для запуска Фазы 3. Все работы в Фазе 3 ведутся строго в его рамках.
Если у Директора есть замечания → возврат на доработку с комментариями. Срок доработки — до 1 дня (до 2 дней при системных правках по согласованию с Директором).
✅ Критерии готовности шага 6:
  • Сводный план сформирован и передан на согласование Директору.
  • Сводный план утверждён Директором (подпись или виза в CRM).
  • План зарегистрирован в CRM как официальный документ.
✅ Результат: Утверждённый Сводный план, готовый к передаче в Фазу 3.

Управление рисками на этапе планирования

Риск 1: Неполный или некачественный Рабочий проект
  • Мера: Жёсткая проверка комплектности в Шаге 1. При выявлении проблем – официальный запрос Заказчику.
Риск 2: Ошибки в трудозатратной калькуляции
  • Мера: Двойная проверка (СМУ + Зам. по ОУ), использование актуальных нормативов.
Риск 3: Изменение цен на материалы/услуги в процессе планирования
  • Мера: Заключать предварительные договоры с поставщиками, закладывать резерв в бюджет.
Риск 4: Затягивание утверждения Сводного плана
  • Мера: Жёсткий контроль сроков (1 день), эскалация при задержке.
Риск 5: Несвоевременное получение акта-допуска
  • Мера: Начинать подготовку пакета документов и запрос разрешений сразу после получения контракта, держать связь с Заказчиком, иметь резерв времени.

Стандарт хранения документов Фазы 2

📁 Корневая папка проекта:

\\Server\Проекты\[Номер_проекта]_[Краткое_название]

📂 Структура папок:

  • 01_Контракт_и_РП – контракт, Рабочий проект, доп. соглашения.
  • 02_ППР_и_График_производства – финальные версии ППР и детального графика СМУ.
  • 03_Трудозатраты – калькуляции в натуральных единицах.
  • 04_Ценообразование – стоимостные модели, прайсы, тарифы.
  • 05_Бюджетирование – бюджет, лимиты, финансовая модель.
  • 06_Сводный_план – утверждённый Сводный план (пакет документов).
  • 07_Протоколы_и_согласования – все протоколы совещаний, письма Заказчику, подтверждения, акт-допуск.

📝 Формат имён файлов:

[Тип документа]_[Номер проекта]_[Дата(ГГГГММДД)]_Версия[XX]

Пример: ППР_12345_20260724_Версия02.pdf

📌 Важно: Все документы по проекту должны храниться строго в соответствии с этой структурой. Нарушение стандарта хранения ведёт к потере данных и несёт дисциплинарную ответственность.