Регламент-инструкция – Фаза 1 (Тендер и победа)

0. Участники процесса и их роли

🎯 Директор

Инициирует процесс: ставит задачу на поиск лотов, определяет ключевые критерии.
Отбирает топ-3: на основе реестра отсеивает неподходящие лоты, фиксирует топ-3 и ставит задачу КФК на подготовку сводного анализа.

🔍 Тендерный специалист

Мониторинг: по критериям Директора проводит поиск на всех площадках.
Формирует реестр: собирает подходящие лоты (не более 10) и направляет его Директору.
Готовит и подаёт заявку: после решения комитета собирает документы и подаёт заявку.

📊 Кросс-функциональная команда (эксперты)

Заместитель директора по ОУ (владелец сводного анализа): оценка технической сложности, сроков, загрузки + сводка данных от экспертов, проверка непротиворечивости, фиксация итоговой версии.
Руководитель СМУ: оценка ресурсной потребности (люди, техника, материалы), сезонность, графики.
Заместитель директора по закупкам и контролю затрат: оценка стоимости ресурсов.
Финансовый менеджер: оценка маржинальности, денежного потока.

🧑‍💼 Тендерный комитет

Собственник: принимает финальное решение (утверждает/отклоняет каждый тендер).
Директор: готовит и представляет итоговую позицию, обосновывает рекомендации.
Заместитель директора по ОУ: готовит техническую и организационную часть.
Начальник ОР: системная оценка, координация, фиксация протокола.

Шаг 1. Постановка задачи на поиск лотов

1.1 Ответственный: Директор 1 рабочий день

👉 Действия:

Директор определяет ключевые критерии поиска тендеров:
- Отрасль
- Заказчик
- Регион (локализация объекта)
- Виды выполнения работ
- Сроки исполнения
- Ключевые слова
Формулирует задачу в письменном виде и направляет тендерному специалисту.
Устанавливает срок выполнения задачи — 1 рабочий день.
Ожидает подтверждения от тендерного специалиста о получении задачи (в течение 2 часов).

📌 Важно:

Задача передаётся только письменно. Устные поручения не допускаются.
Срок выполнения — 1 рабочий день.

📧 Шаблон письма-задачи:

Тема: Задача на поиск тендеров [дата]

Кому: Тендерный специалист

Текст:
Прошу провести мониторинг тендерных площадок и сформировать реестр подходящих лотов по следующим критериям:
— Отрасль: [например, нефтегаз]
— Заказчик: [например, РНУ]
— Регион: [например, Тюменская область]
— Виды работ: [например, капитальный ремонт]
— Сроки исполнения: [например, 2026–2027 гг.]
— Ключевые слова: [например, «ремонт нефтепровода», «замена изоляции»]

Срок выполнения: 1 рабочий день
Обратная связь: подтвердите получение в течение 2 часов.

С уважением,
Директор [ФИО]

Если тендерный специалист не подтвердил получение в течение 2 часов → Директор дублирует запрос с пометкой «Срочно».
Если у тендерного специалиста есть вопросы по критериям → он уточняет их у Директора в течение 2 часов после получения задачи.

✅ Критерии готовности шага 1:

Задача в письменном виде направлена тендерному специалисту.
Критерии поиска чётко сформулированы.
Получено подтверждение от тендерного специалиста (или зафиксирован факт отсутствия ответа).

Шаг 2. Мониторинг площадок и формирование реестра

2.1 Ответственный: Тендерный специалист 1 рабочий день

👉 Действия:

На основе критериев, заданных Директором, провести мониторинг всех доступных тендерных площадок.
Собрать все подходящие лоты (не более 10). (Если найдено меньше — это допустимо.)
Сформировать реестр тендеров в структурированном виде (Excel / CRM) со следующими полями:
- № п/п
- Номер лота (ID)
- Заказчик
- Отрасль
- Регион
- Сумма (НМЦК)
- Срок подачи заявок
- Срок производства работ
- Обеспечение заявки
- Вид работ
- Ссылка на тендер
- Примечание
Направить реестр Директору с уведомлением о готовности.

📊 Образец реестра (Excel / CRM):

№	Номер лота	Заказчик	Отрасль	Регион	Сумма (НМЦК)	Срок подачи	Срок производства работ	Обеспечение заявки	Вид работ	Ссылка	Примечание
1	12345	РНУ	Нефтегаз	Тюменская обл.	15 000 000	01.08.2026	09–12.2026	500 000	Кап. ремонт	ссылка	—
2	12346	Газпром	Энергетика	ЯНАО	8 500 000	15.08.2026	10–12.2026	250 000	Монтаж	ссылка	СРО требуется
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…

Примечание: Реестр формируется в Excel или CRM строго по указанным полям. Столбец «Примечание» — для дополнительной информации (например, требуется СРО, давальческий материал и т.д.).

📌 Особый случай:

Реестр пуст: если ни один лот не найден, тендерный специалист уведомляет Директора и запрашивает корректировку критериев.

Если найдено менее 5 лотов — это не является проблемой; процесс продолжается с тем количеством, которое есть.

Если у Директора есть вопросы по реестру → тендерный специалист даёт пояснения в течение 4 часов.
Если реестр направлен → Директор подтверждает получение в течение 2 часов (по аналогии с Шагом 1).

✅ Критерии готовности шага 2:

Реестр сформирован (не более 10 лотов).
При пустом реестре — направлено уведомление Директору.
Реестр направлен Директору с подтверждением получения.
При необходимости — получено решение Директора о корректировке критериев или завершении процесса.

Шаг 3. Определение топ-3 и постановка задачи КФК

3.1 Ответственный: Директор 1 рабочий день

👉 Действия:

Директор анализирует полученный реестр и на основе собственных критериев определяет топ-3 тендера для дальнейшей проработки.
Собирает КФК (очно или онлайн) и презентует топ-3, объясняя свой выбор (приоритеты, риски, стратегические соображения).
В ходе встречи КФК может задавать уточняющие вопросы и обсуждать предложенный список, но окончательное решение остаётся за Директором.
Формально фиксирует свой выбор: вносит отметку в реестр (CRM / Excel) напротив отобранных лотов — «Топ-3».
Назначает владельца сводного анализа (Заместитель директора по ОУ) и устанавливает срок подготовки анализа (согласно Шагу 4).

📌 Важно:

Решение о выборе топ-3 принимается директором единолично.
Срок выполнения шага — 1 рабочий день.
Факт выбора топ-3 и постановки задачи КФК фиксируется в CRM / общей папке проекта для прозрачности.
Если КФК не собрана или задача не поставлена — Шаг 3 не считается завершённым, переход к Шагу 4 не осуществляется.

✅ Критерии готовности шага 3:

Топ-3 определён и формально зафиксирован (отметка в реестре / протокол встречи).
Проведена встреча КФК, где Директор презентовал топ-3.
Задача КФК на подготовку сводного анализа поставлена, владелец назначен, срок определён.

Шаг 4. Подготовка сводного анализа по топ-3

4.1 Ответственный: Кросс-функциональная команда (владелец – Зам. по ОУ) 1–5 рабочих дней (определяет Директор, стандарт — 3 дня)

👉 Действия по ролям:

🔹 Заместитель директора по операционному управлению (владелец сводного анализа):

Оценивает техническую сложность по каждому из топ-3 (нестандартные решения, сложность инженерных конструкций, необходимость специальных допусков/лицензий, климатические и геологические условия, доступность объекта).
Ведёт процесс КФК – организует сбор данных от экспертов с указанием срока.
Собирает и проводит совещание КФК (одно совещание по всем трём тендерам, до 1 часа).
Сводит все оценки в единый документ, проверяет непротиворечивость.
Фиксирует итоговую версию сводного анализа (PDF).
Готовит презентацию (5–7 слайдов) для тендерного комитета.
Передаёт итоговый документ в тендерный комитет.

🔹 Руководитель СМУ:

Оценивает ресурсную потребность на основе объёмов работ из ТЗ:
- Люди – количество и квалификация по видам работ.
- Техника – типы и количество машин, сроки использования.
- Материалы – номенклатура и объёмы.
Учитывает сезонность и графики производства работ.
Предоставляет письменное заключение (заполняет таблицу).
Участвует в совещании КФК, отвечает на вопросы по ресурсной части.

🔹 Заместитель директора по закупкам и контролю затрат (Центр затрат):

Получает от СМУ данные о ресурсной потребности (в натуральных единицах).
Оценивает стоимость ресурсов, применяя действующие цены и тарифы:
- Материалы и оборудование – по данным ОМТС.
- Техника – по внутренним тарифам или рыночным ценам.
- Хозобеспечение (бытовки, питание, проживание) – по утверждённым нормативам АХО.
Формирует стоимостную модель (рубли) по каждому тендеру из топ-3.
Предоставляет письменное заключение (заполняет таблицу).
Участвует в совещании КФК, отвечает на вопросы по стоимостной части.

🔹 Финансовый менеджер:

Получает стоимостную модель от Центра затрат.
Считает маржинальность и рентабельность на основе цены лота и наших затрат.
Оценивает денежный поток и необходимость авансов.
Предоставляет письменное заключение (заполняет таблицу).
Участвует в совещании КФК, отвечает на вопросы по финансовой части.

📌 Структура сводного анализа (PDF-документ):

Раздел 1. Введение – краткая информация о каждом из трёх тендеров.
Раздел 2. Сводная таблица экспертных оценок – оценки по каждому критерию с итоговым баллом и рейтингом.
Раздел 3. Развёрнутое заключение по каждому тендеру – сильные стороны, риски, рекомендация, обоснование.
Раздел 4. Итоговое заключение – сравнительная таблица, приоритетность, вывод для Собственника.
Раздел 5. Приложения – исходные данные от экспертов, расчёты, комментарии.

📎 Вспомогательные материалы (прототипы):

Прототип сводного анализа по одному тендеру – детальный расчёт по одному лоту (как пример).
Прототип сравнительного анализа трёх тендеров – сводная таблица для принятия решения.

Эти прототипы формируются отдельными документами и используются как шаблоны для заполнения.

📌 Совещание КФК:

Проводится одно совещание по всем трём тендерам (до 1 часа).
Разбор каждого тендера по очереди: Зам. по ОУ (техника), СМУ (ресурсы), закупки (стоимость), финансы (маржинальность).
Фиксация итоговой позиции по каждому тендеру.
Назначение ответственного за финализацию документа (Зам. по ОУ).

⏰ Эскалация при задержке данных от экспертов:

За 1 день до дедлайна – напоминание эксперту.
В день дедлайна при отсутствии данных – повторное напоминание с копией Директору.
На следующий день – эскалация Директору (Директор связывается с руководителем эксперта).
Если данные не получены, Зам. по ОУ готовит анализ на основе доступной информации с фиксацией риска.

✅ Результат шага 4: Сводный анализ по каждому из топ-3 тендеров (PDF + презентация), готовый для передачи в тендерный комитет.

Шаг 5. Решение тендерного комитета

5.1 Ответственный: Тендерный комитет 1 день

📌 Важно: Комитет рассматривает только топ-3 тендера на основе сводного анализа.

👉 Состав и роли:

Собственник – принимает финальное решение по каждому тендеру (утверждает/отклоняет/откладывает).
Директор – добавляет стратегические комментарии, обосновывает рекомендации.
Заместитель директора по операционному управлению – представляет сводный анализ, отвечает на вопросы по технической и организационной части.
Начальник ОР – системная оценка, координация, фиксация протокола.

📢 Порядок работы:
— Члены комитета знакомятся со сводным анализом.
— Докладчик: Заместитель директора по операционному управлению представляет сводный анализ по каждому тендеру из топ-3.
— Обсуждение: до 30 минут на один тендер, с контролем времени председателем (Собственник или Директор).
— Решение: принимается Собственником единолично (без голосования) по каждому тендеру отдельно.
— Если у Собственника есть сомнения по какому-либо тендеру, он может запросить дополнительную информацию и перенести решение по этому тендеру на следующий день (не более 1 дня).
— Решение фиксируется в протоколе.

Если решение положительное → тендер переходит в Шаг 6.
Если решение отрицательное → тендер отклоняется, причина фиксируется в протоколе.
Если решение отложено → тендер остаётся в работе до следующего дня, в протоколе фиксируется причина переноса.

📝 Шаблон протокола решения:

Протокол № _____ от «___» ________ 20__ г.
Тендер (из топ-3): [Название, номер лота]
Решение: [Участвовать / Не участвовать / Отложено]
Обоснование: [краткая ссылка на сводный анализ]
Решение принял: [Собственник]
Подписи присутствующих: ...

✅ Результат шага 5: По каждому тендеру из топ-3 принято решение. Протокол подписан. Тендеры с положительным решением переходят в Шаг 6.

Шаг 6. Сбор документов и подача заявки

6.1 Ответственный: Тендерный специалист (координатор) + блоки Срок: согласно требованиям площадки (не позднее чем за 4 часа до дедлайна)

👉 Действия по ролям:

🔹 Тендерный специалист (координатор):

Формирует запрос в блоки (ПТО, бухгалтерия, юридический отдел, СМУ) на предоставление документов с указанием срока (не более 2 рабочих дней).
Ведёт реестр полученных документов, отмечает факт получения.
Проверяет комплектность и соответствие требованиям тендера (форматы, подписи, печати).
При выявлении ошибок возвращает документ в блок на доработку с указанием срока (не более 4 часов).
После сбора всех документов формирует финальный пакет и передаёт на проверку Заместителю директора по операционному управлению.
Подаёт заявку через торговую площадку (с проверкой ЭЦП).
Фиксирует факт подачи (скриншот, подтверждение) в CRM.

🔹 Блоки (ПТО, бухгалтерия, юрист, СМУ и др.):

Предоставляют документы в установленный срок (не более 2 рабочих дней с момента запроса).
Несут ответственность за актуальность, правильность оформления и соответствие требованиям тендера.
При получении замечаний от тендерного специалиста оперативно устраняют ошибки (не более 4 часов).

🔹 Заместитель директора по операционному управлению (контроль):

Проверяет финальный пакет документов перед подачей на полноту и соответствие требованиям площадки.
Подтверждает готовность заявки к подаче (виза на чек-листе или отметка в CRM).
При выявлении ошибок возвращает пакет тендерному специалисту на доработку с указанием срока (не более 4 часов).

📋 Чек-лист документов (обязательный минимум):

☐ Заявка на участие (по форме площадки)
☐ ОГРН, ИНН, Устав
☐ Свидетельство СРО (действующее)
☐ Лицензии (по видам работ)
☐ Реестр сотрудников (ключевые специалисты)
☐ Справка об отсутствии налоговой задолженности
☐ Референсы (3–5 проектов)
☐ Коммерческое предложение / смета
☐ График производства работ
☐ Протокол тендерного комитета (решение об участии)

Состав может быть дополнен в зависимости от требований конкретного тендера.

⏰ Эскалация при задержке документов от блоков:

Если документ не предоставлен в срок (2 рабочих дня) — тендерный специалист направляет повторный запрос с копией руководителю блока.
Если документ отсутствует более 3 рабочих дней — вопрос поднимается на уровне Директора (эскалация).
При срыве срока подачи заявки по вине блока — фиксируется в CRM, руководитель блока несёт дисциплинарную ответственность.

📌 Контроль качества перед подачей:

Тендерный специалист проверяет каждый документ на наличие подписей, печатей, правильность форматов (PDF, Word, Excel).
Заместитель директора по ОУ проводит финальную сверку пакета (визирует чек-лист).
ЭЦП проверяется за 1 день до подачи (срок действия, корректность установки).

📤 Подача заявки:

Подача осуществляется не позднее чем за 4 часа до окончания приёма заявок.
При возникновении ошибки — немедленная связь с техподдержкой площадки, фиксация времени обращения.
Если ошибка не устранена за 1 час — эскалация Директору с фиксацией форс-мажора.
После успешной подачи — скриншот подтверждения сохраняется в папку тендера, факт подачи фиксируется в CRM.

✅ Критерии готовности шага 6:

Все документы собраны и проверены (подписи, печати, форматы).
Чек-лист подписан Заместителем директора по операционному управлению.
ЭЦП действует, проверена.
Заявка подана, подтверждение получено.
Факт подачи зафиксирован в CRM.

✅ Результат шага 6: Заявка подана, подтверждение получено. Тендер переходит в Шаг 7 (ожидание результатов).

Шаг 7. Ожидание результатов и победа

7.1 Ответственный: Тендерный специалист С момента подачи до объявления результатов

👉 Действия:

Отслеживать статус заявки на площадке в соответствии со сроком, указанным в тендерной документации.
При запросе дополнительных документов от заказчика — подготовить и отправить в течение 2 часов.
Фиксировать все запросы и ответы в CRM.

📌 При поражении:

Зафиксировать факт поражения в CRM.
Провести краткий анализ возможных причин (если информация доступна).
Архивировать материалы тендера в папку 06_Результаты.

🏆 При победе:

В течение 1 часа зафиксировать победу в CRM.
Подготовить уведомление для всех блоков по шаблону (ниже).
Запустить Фазу 2 — передать данные куратору Фазы 2 (Заместителю директора по операционному управлению):

Реестр тендеров (с отметкой о топ-3)
Контакты заказчика
Протокол тендерного комитета
Сводный анализ по тендеру
Протокол разногласий (если был)

📌 Обратная связь от куратора Фазы 2:

Куратор Фазы 2 (Заместитель директора по операционному управлению) в течение 1 рабочего дня подтверждает получение данных.
При необходимости запрашивает недостающие материалы.
Если подтверждение не получено, тендерный специалист дублирует уведомление.

📧 Шаблон уведомления о победе:

Тема: 🏆 ПОБЕДА в тендере [Номер лота]! Уважаемые коллеги! Мы одержали победу в тендере [Название тендера] (лот № [___]). Заказчик: [Наименование]. ✅ Следующий шаг — запуск Фазы 2 «Планирование проекта». Куратор Фазы 2: Заместитель директора по операционному управлению. Документы тендера доступны в CRM (карточка № [___]). С уважением, Тендерный специалист [Имя]

✅ Критерии готовности шага 7:

При победе: победа зафиксирована в CRM, уведомление отправлено, данные переданы куратору Фазы 2.
При поражении: факт зафиксирован, материалы архивированы.

✅ Результат шага 7: Фаза 1 завершена. При победе — запущена Фаза 2. При поражении — проект закрыт, материалы архивированы.

8. Стандарт хранения документов

📁 Корневая папка тендера:

\\Server\Тендеры\[Номер_тендера]_[Краткое_название]

📂 Структура папок:

01_Исходные_данные – ТЗ, приглашение, площадка.
02_Реестр_и_топ-3 – реестр, решение Директора по топ-3.
03_Сводный_анализ – итоговый сводный анализ по топ-3.
04_Протокол_комитета – подписанный протокол.
05_Заявка – финальный пакет документов, подтверждение подачи.
06_Результаты – уведомление о победе/поражении, анализ.

📝 Формат имён файлов:

[Тип]_[Номер тендера]_[Дата(ГГГГММДД)]_Версия[XX]

Пример: Сводный_анализ_12345_20260721_Версия01.docx

📌 Важно: Все документы по тендеру должны храниться строго в соответствии с этой структурой. Нарушение стандарта хранения ведёт к потере данных и несёт дисциплинарную ответственность.

Регламент-инструкция «Тендер и победа»

0. Участники процесса и их роли

Шаг 1. Постановка задачи на поиск лотов

Шаг 2. Мониторинг площадок и формирование реестра

Шаг 3. Определение топ-3 и постановка задачи КФК

Шаг 4. Подготовка сводного анализа по топ-3

Шаг 5. Решение тендерного комитета

Шаг 6. Сбор документов и подача заявки

Шаг 7. Ожидание результатов и победа

8. Стандарт хранения документов